Proforma Fatura
16 Eki 2024
Proforma Fatura Nedir?
Herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmayan proforma faturalar en basit tanımı ile ön faturalardır. Genellikle dış ticarette kullanılan bir dokümandır. Bunun sebeple de uluslararası satış sözleşmesi olarak da adlandırılmaktadır. Ayrıca şirketlerin önemli bir kısmı gündelik işlemlerinde de satış sözleşmeleri yerine proforma faturalar kullanılmaktadır. Sözleşme amacıyla kullanılmalarından dolayı müşterilerin faturaya imza atmaları aynı zamanda sözleşmeye de imza atmaları anlamına gelmektedir.
Proforma faturalarının sözleşme özelliğinden bulunmasından dolayı satışın gerçekleşmesinden önce hazırlanarak müşteriye sunulmaktadır. Ayrıca bu proforma faturalar, faturaların son halini ve detaylarını da içermektedir.
Zorunlu bir işlem olmamasına rağmen bazı ihracat ve bankacılık işlemlerinde özel olarak istenebilmektedir. Bunun yanında yurt içinde hazırlanması işletmenin müşteriye ne kadar ciddi olduğunu kanıtlamasının da bir yolu olmaktadır.
Müşterilerin proforma fatura talep etmesinin anlamı teslimat şeklinin, faturanın nasıl geçileceğinin, ödeme şeklinin ve miktarının yazılı olarak istenmesidir. Müşterilerin bu faturayı kaşelemesi ya da imzalaması ise bu sözleşmenin onaylanması gerektiği anlamını taşımaktadır. Bu sayede iki firma arasındaki sözlü anlaşma yazıya aktarılmış olmaktadır. Yazıya aktarılması ise herhangi bir yanlış anlaşılmanın önlenmesini sağlamakla kalmaz aynı zamanda olası hataların da önlenmesini sağlamaktadır.
Proforma Faturanın Amacı
Proforma faturanın temel amacı şirketlerin karşı tarafa alış ya da satış işlemi hakkında ayrıntılı bilginin verilmesidir. Bu sebeple de müşterinin mal ya da hizmet almaları gerektiğinde fiyat, nitelik ya da fatura toplamı gibi bilgileri elde etmesini sağlamaktadır. Belirtilen bu bilgiler ve daha fazlasının sunulmasını sağlamaktadır. Temel olarak proforma faturanın amacı karşı tarafa verilmesi gereken bilgilerin ayrıntılı bir şekilde verilmesi ve ödenecek toplam tutar hakkında teklif sunulmasıdır.
Proforma Faturanın Özellikleri
Dış ticaret yapan firmalar tarafından sıklıkla kullanılan proforma faturalar genellikle büyük çaplı alışverişlerin gerçekleştiği durumlarda tercih edilmektedir. Uluslararası satış sözleşmesi olarak da adlandırılabilecek bu faturalar hem alıcının hem de satıcının onay verebilmesini ve alışveriş üzerinde mutabık kalabilmesini sağlamaktadır.
Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Farklar
Proforma ile ticari faturalar arasındaki temel fark, ticari faturaların resmi hüküm taşımasına rağmen proforma faturaların bu özelliklerinin bulunmamasıdır. Ticari faturaların resmi hükümlerinin bulunmasından dolayı da vergi ödemeleri ya da muhasebe kayıtlarında kullanılırlar. Proforma faturaların ise resmi hükümlerinin bulunmamasından dolayı resmi işlemlerde kullanılamamaktadır.
Kullanım amacı
Proforma faturalar alışverişlerin hangi şartlarda gerçekleşeceğinin düzenlediği ve her iki tarafında bu alışverişte mutabık olduğunu gösteren bir belgedir. Ticari faturalar ise bu alışverişin gerçekleştiğini kanıtlayan faturalardır.
Hukuki Geçerlilik
Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki temel fark hukuki geçerliliktir. Ticari faturaların hukuki geçerliliğinin olması ile birlikte tüm resmi işlemlerde kullanılmaktadır. Proforma faturalar ise sözleşme niteliğinde olmaktadır ve resmi işlemlerde kullanım alanı bulunmamaktadır.
İçerik Farklılıkları
Proforma ile ticari faturalar içerik olarak birbirleri ile benzerdir. Ancak proforma faturalar teklif niteliğinde olurken ticari faturaların içerikleri ise kesin hükmündedir. Proforma faturalarda alıcılara hizmet hakkında bilgi verilmektedir. Ancak ticari faturalar alıcının ödemesi gereken hizmet tutarının yer aldığı belgelerdir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma faturaların her ne kadar hukuki bir geçerliliği olmasa da belli bir şekle göre hazırlanması gerekmektedir. Şekil kurallarından ilki ne tür bir belge olduğunun belirtilmesidir. Bu sebeple de fatura başlığında mutlak suretle proforma fatura ibaresine yer verilmesi gerekir. Hazır şablonların kullanılabileceği bu tip faturalarda ayrıca antentli kâğıt kullanılması gerekmektedir.
Temel Unsurlar
Proforma faturalar, ticari faturalara oranla daha sade bir yapıya sahiptir. Bunun yanında hazır şablonların kullanılması yaygındır. Faturalarda temel olarak bulunması gerekenler içerisinde alıcı ve satıcılara ait bilgiler ile mal ya da hizmetin açıklamasıdır.
Gereken Bilgiler
Proforma faturalarda bulunması beklenen bilgiler içerisinde şunlar yer almaktadır.
Fatura başlığında proforma fatura ibaresinin yer alması gerekmektedir.
Faturanın sağ üst köşesinde ise proforma numarasına yer verilir.
Faturanın sol üst köşesinde satıcının unvan ile iletişim bilgilerine ve hemen altında alıcının bilgilerine yer verilmesi gerekmektedir.
Sayfanın orta kısmında ise satılacak ürün ya da hizmetlerin ayrıntılarına yer verilmektedir.
Satılan ürün ve hizmet ile ilgili bilgiler içerisinde miktar, fiyat, ürün kodları ve paketleme şekli bulunmaktadır.
Proforma faturada toplam ürün bedeline yer verilmesi gerekir.
Ayrıca ödeme ve teslime ait bilgiler de bulunmaktadır.
İhracat yapılması durumunda yükleme zamanı ve yükleme yapılacak liman, varış zamanı ve limanı ile ihracatçı banka bilgileri yer almaktadır.
Proforma Faturada Kullanılan İngilizce Kelimeler
Proforma faturalarda sıklıkla geçen İngilizce terimler içerisinde şunlar yer almaktadır.
Satıcı bilgileri seller ya da sender olarak geçmektedir.
Satışın ihracat olarak gerçekleşmesi halinde satıcının bilgileri exporter ya da beneficiary olarak yer alır.
Satın alan firmanın bilgileri ise buyer ya da receiver olarak adlandırılmaktadır.
Malların genel olarak tanımlanması description of goods olarak nitelendirilir.
Havayolları ile teslimatın gerçekleşeceği durumunda airwaybill terimi kullanılır
Toplam ürün sayısının terimi ise QTY ya da number of pieces olarak adlandırılmaktadır.
Toplam brüt ağırlık terimi olarak total grosswieght kullanılır.
Toplam net ağırlığın terimi ise total net weight olmaktadır.
Commodity code, TARIFF, GTIP ya da HS code olarak adlandırılan gümrük kodu olmaktadır.
Para birimi currency olarak nitelendirilir.
Ödeme şekli terms of payment olarak adlandırılır.
Teslimat şekli ise terms of delivery olarak nitelendirilir.
Proforma Faturanın Kullanım Alanları
Proforma faturalar genellikle ithalat ve ihracat işlemlerinde kullanılmaktadır. Bunun yanında e- ticarette de kendisine sıklıkla yer bulmaktadır.
İthalat ve İhracat İşlemleri
Proforma faturanın en yaygın kullanım alanı ithalat ve ihracat olmaktadır. Bu fatura ile ihracatı yapan firma ithalatı yapan firmaya teklifini sunabilir. Bunun yanında ihracatı yapan firma ile ithal eden firma arasındaki bir anlaşmadan sonra akreditifeye teşkil edebilmesi açısından yükleme ya da sevk öncesinde hazırlanabilmektedir.
İhracatı yapan firmanın teklifi kabul etmesi halinde belirli bir süre içerisinde onayı beyan etmekle yükümlüdür. Satış aşamasına geçildiğinde ise ticari faturanın düzenlenmesi zorunlu olmaktadır.
Teklif ve Ön Siparişler
Proforma faturalar her ne kadar genellikle ihracat ya da ithalat işlemlerinde kullanılsa da günümüzde sıklıkla e- ticarette de kullanılmaktadır. Faturanın düzenlenme amacından bağımsız olarak tüm ticari işlemlerde mal ya da hizmetin hazırlanması için verilen ön siparişlerde de kullanılmaktadır. Ön siparişler henüz anlaşmanın sağlanmadığı ve tekliflerin toplandığı dönemde alıcının çeşitli firmalardan bilgi alabilmek için yaptığı işlemlerden birisi olmaktadır. Ön sipariş ya da teklif aşaması ürün ya da hizmetin değerlendirilmesini sağlayacaktır.
Finansman ve Kredi Başvuruları
Firmaların kredi ya da finansman başvurusunda bulunurken proforma fatura tercih edilen öncelikli belge olmaktadır. Özellikle ithalatçı firmaların kredi başvurularında banka ya da kredi kuruluşları tarafından tercih edilmektedir.
İthalat İzinleri ve Kotalar
Bazı ülkelere ithalat yaparken proforma faturalar talep edilmektedir. İzinlerin yanı sıra ülkelerdeki kota sınırlamalarının aşılmadığının anlaşılması için de bu belgenin düzenlenmesi gerekli olabilmektedir.
Sigorta İşlemleri
Ticarette yapılan taşımacılıkta malların olası risklerinin yaptırılabilmesi için yaptırılan sigortalar için de proforma faturalar düzenlenebilmektedir.
Proforma Fatura Kullanmanın Avantajları
Proforma faturanın hem alıcılara hem de satıcılara sunmuş olduğu en büyük avantaj her iki tarafı da herhangi bir mali yükümlülük altına sokmadan ürün, fiyat ve sevkiyat gibi tüm bilgilerin ayrıntılı bir şekilde edinilmesi gerekmektedir. Satış sözleşmeleri yerine sıklıkla kullanılmasının yanı sıra her iki taraf için de bağlayıcılığının bulunmaması özellikle teklif ve ön sipariş sürecinin hızlanmasını sağlamaktadır.
Müşteri Güveni Sağlama
Proforma faturanın satıcılara sağlamış olduğu en büyük avantaj güven sağlamasıdır. Satış gerçekleşmiş gibi düzenlenmesi sebebi ile alıcı taraf tüm bilgileri sağlamaktadır. Bu da yazılı bir belgenin olmasını sağlayarak alıcıların satıcı firmaya daha fazla güvenmesini sağlar.
İşlem Kolaylığı
Proforma faturalar özellikle ithalat ve ihracat işlemlerinin hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlamaktadır. Bu belgeler ile onay ve sipariş süreci daha hızlı bir şekilde gerçekleşmektedir. Bunun yanında kredi ya da sigorta gibi işlemlerin de hızlı bir şekilde ilerlemesine katkısı bulunmaktadır.
Planlama ve Öngörü
Proforma faturalarda ürün bilgi ve özelliklerinden sevkiyat ayrıntılara kadar her türlü bilgiye yer verilmesi hem alıcı hem de satıcı için planlamanın daha kolay ve satış işleminin daha hızlı gerçekleşmesini sağlamaktadır.